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小芭樂的胡思亂想
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開會阿~~

為什麼開會是件那麼沒有效率的事?我想是有幾個原因造成的,第一個會議焦點沒有集中!雖然有事前發送的會議通知內多會有預定的討論項目(大概有吧!)不過會議進行當中難免有”脫線演出”,整個討論重心跑到其他議題身上,或是討論內容仍侷限在於預定議題之中,但在一個影響輕微、極不重要的問題點上打轉,這時候會議主席的重要性就突顯出來了,是否”有勇氣”適當打斷,將討論內容導回正軌?!?將是決定會議效率的重要因素。 另外一個重要因素就是時間的掌控,很奇妙地!當人坐在會議室中時,時間流逝的速度似乎跟平常大不相同,若再加上熱烈討論的氣氛,常常在不知不覺中將整個時間拖長,事後回頭檢視才發覺怎麼花了那麼長的時間有達成一、二項結論,有時甚至沒有決議。 對於會議的進行方式,會議主席當然扮演一個很重要的角色,不過資料準備者或是提案者或是報告者也扮演著”隱性主席”的角色。就我的角度來看,身為一個報告者,我比較傾向先提出一個建議方案,以這個建議方案為主軸進行討論,與會者依據現實狀況或是過往經驗針對這個方案提出質疑或建議,藉由這樣的方式反覆修正,才不會使會議進行方向偏離。 這樣的方式或許比較有效率,但是相反地也抑制與會人員的想像力,如果又遇上意識強烈的報告者或是不願意發表意見的與會者,很有可能產生一言堂式的結果。不過我還是比較傾向採取這樣的方式進行!不過除非這個提案是由總經理提出的,不然會議中還是會有很多意見產生的。XD
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