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專案管理之範疇管理

PMBOOK的範疇管理中共有四個流程,包括起始(Initiation)、範疇規劃(Scope Planning)、範疇定義(Scope Definition)、範疇驗證(Scope Verification)、與範疇變更管理(Scope Change Control)等四個流程。其中在起始階段必須要做的就是挑選出一個專案、並完成專案核准證明(Project Charter)、指派專案經理人。雖然PMBOOK內說專案經理(Project Management)是在這階段所產生的,一些專案最初期的規劃是由專責規劃單位或是高階主管所完成的,這一部分跟實際狀況確實有一點差異,一般來說當高階主管腦袋中某種執行概念形成後,通常就會指派專案經理,由專案經理進行資料蒐集、可行方案的評估、相關限制的規劃等,因此專案核准證明可以說是(Project Charter)專案經理所完成的。 儘管如此,專案核准證明(Project Charter)是一個專案很重要的基礎,上面記載了這個專案的名稱、專案產品描述、專案目的、專業商業需求(Business Needs)、專案經理人姓名與職權、核准人姓名、PM直屬高階主管。換個角度說,專案核准證明就是在昭告天下這個專案要做什麼?是誰核准的?專案經理是誰?專案經理有什麼職權?有問題時專案經理要向誰報告?也就是說是專案成立與專案經理正當性的”法源依據”。 在初始階段確定專案經理後,接著就可以由專案經理率領專案團隊(Team Member)開始針對專案細節進行規劃。在範疇管理領域中接下來談的就是範疇規劃(Scope Planning),在範疇規劃流程中所必須做的就是確立整個專案的範圍,產出範疇聲明(Scope Statement),在進行範疇定義時,除了專案經理、專案成員、客戶必須參與外,許多專案關係人(Stakeholder)也必須納入其中,不論在技術層面或是行政層面外,專案關係人都可被視為專家,提供專案許多建議。 確定專案範疇後,為了使專案更容易被管理、控制,因此在範疇定義階段的主要工作是將專案範疇進行分解,將整個範疇分解為可管理、可實現、可明確估算出所需成本與時間、可連續進行完成、可明確指派專人或一部分團隊負責的工作組合(Work Package),也就是完成工作分解結構(Work Breakdown Structure)。而工作分解結構是一個專案非常重要的核心,除了做為後續專案執行階段管理、溝通之用外,也是其他管理範疇規劃階段重要的基礎輸入資料,包括時間管理、成本管理、風險管理、品質管理、人力資源管理等領域。 範疇規劃與範疇定義都是屬於專案管理中規劃階段(Planning Phase),而範疇驗證與範疇變更管理則屬於專案管理中控制階段(Controlling Phase)。在範疇驗證階段主要為確認專案執行過程中是否符合先前的規劃內容,尤其在專案範疇部分;而在範疇變更管理部分將會與整合管理(Integration Management)領域有密切的關係,將產出範疇變更、修正作業(Correct Action)與經驗學習(Lesson Learned)。
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