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小芭樂的胡思亂想
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了解!!溝通!!

每個人都有不同的學習成長背景,對事務判斷模式也不盡相同,即使是同一公司人員,雖然彼此間擁有共通的語言,但是並不代表可以順利溝通。 最主要的原因在於大家都有各自的目標、各自的任務,在每天業務執行的過程中各部門間可能是相互衝突的。例如以業務單位來說,最重要的任務就是爭取業績,當然希望能有龐大資源做為後援,最好還要具有彈性、能夠處理多種狀況,最好還能隨傳隨到,馬上配合修改,但是對於資訊部門來說,資訊系統有一定的功能限制,一定要有一套流程原則才能開發系統,如果要用資訊系統處理少數的例外狀況,將會產生成本效益不相符的狀況,因此希望能以人工判斷方式處理例外狀況;對財會部門來說,所有的憑證處理有一定的作業流程,必須符合公司內控與稅法要求,無法依照需求單位的要求而任意變更。 照這樣看來,流程似乎是綁住我們的枷鎖,處處限制我們的行動。其實也不然,流程其實在幫助我們不要遺漏任何必須的事務;當你在緊急狀況處理事務或是新接手這項工作時,制定的流程將幫助你保持一定的工作水準,當然對老手來說,這樣或許過於繁雜,但是卻是必須的,且你在工作中累積的經驗若可做為流程改善的參考,在正式提出後將有助於這樣流程的改善。 還是覺得很複雜?為什麼做件事必須這麼麻煩?我是在為公司做事耶!又不是在為自己謀福利!我想有不少人有這樣的想法,我之前也是這樣,總覺得那些人腦筋為什麼這麼轉不過來,但是看過一些案例後,發覺有時候這樣的自己也不是那麼的理直氣壯,原因在於我也陷入依照自己過往經驗判斷的泥沼裏。當我覺得這樣做才是合理、順暢的方式時,我是否真的理解當初流程設定的背景因素?為什麼當初會這樣設計?這裡面當然有些時空背景,還有環境資源的限制,但是內部也蘊含一些各部門的工作智慧,沒有徹底了解的我,似乎也沒有這樣大言不慚批評的立場。 當然這不表示我們要一切遵照舊法,必須蕭規曹隨不能變動,隨著時空環境與環境資源的變化,個人或是團體都必須跟著進步,但是在提供批評之前,自己必須先好功課,而不是只是依照依據自己的方便性而已。
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